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說明透明・帳務流程
再生電腦捐贈
再生電腦捐贈
作業 SOP
說明再生電腦自捐入、整修、捐出至報廢的完整帳務流程與物資紀錄規範，
合乎稅法規範・採實物管理・兼顧公益透明與個資保護。
一 目的
本標準作業程序（SOP）旨在規範綠色奇蹟協會於接受、整修、轉贈及報廢 「再生電腦」過程中的記帳與物資流向管理方式，使之符合：
- 非營利組織會計制度與稅法精神
- 主管機關（內政部等）查核要求
- 公益透明與受贈者權益保障原則
- 實務運作簡化與志工／承辦人員可執行性
二 適用範圍
本 SOP 適用於綠色奇蹟協會之：
- 再生電腦（含桌機、筆電、螢幕等 IT 設備）之捐入與入庫管理
- 再生電腦之整修、測試與再利用判定
- 再生電腦之轉贈（配發）給個人或單位
- 再生電腦之報廢與環保清除
- 相關受贈資料蒐集與保存規範
三 核心原則
3.1 採實物管理，不列入會計資產帳
再生電腦係由各界捐贈而來，多數為老舊或已折舊之設備，且無可靠公允價值；
其目的為公益轉贈，而非協會之營業或可自由處分資產。
故本會採「實物管理制」，不將再生電腦列入固定資產或存貨帳。
主管機關查核重點在於「物資流向與用途」，而非資產金額。
3.2 三大流水帳為管理核心
再生電腦之管理，統一以三大流水帳記錄：
- 捐入流水帳：記錄所有捐入電腦之來源與數量。
- 捐出流水帳：記錄再生電腦轉贈之對象與數量。
- 報廢流水帳：記錄不堪整修之設備報廢情形。
並每月編製「期初＋捐入－捐出－報廢＝期末」之數量對帳表，供內控與查核。
3.3 捐贈收據不涉扣繳與估價責任
- 再生電腦為公益無償捐贈，非勞務或報酬給付，依法不屬扣繳憑單開立範圍。
- 企業如需捐贈收據金額，金額由捐贈者自行提供，本會不估價、不背書。
- 捐贈收據上須加註：「捐贈價值由捐贈者自行提供，本會不負資產價值鑑定責任。」
3.4 轉贈不視為所得，不需開立發票與扣繳
再生電腦轉贈給弱勢家庭、學校、社福團體等，性質為公益捐贈：
- 不構成營業收入
- 不構成受贈者所得稅申報項目
- 不需開立發票
- 不需開立扣繳憑單
四 受贈資料蒐集與個資保護原則
最少必要原則
再生電腦捐贈為非金錢給付，亦不屬所得給付性質，
故本會無須、亦不建議蒐集個人之身分證字號。
受贈者資料之蒐集，以「足以辨識受贈人與物流流向」為限。
個人受贈者應紀錄之資料
必要欄位（建議）
- 姓名（或主要聯絡人稱呼）
- 線上申請單（電子表單存檔）
- 聯絡電話（或行動電話）
- 物流出貨地址（配送與查核用）
- 簽收收據／簽收照片或電子簽收紀錄
- 配發日期與捐出數量（對應捐出流水帳）
不建議蒐集之資料
- 身分證字號（不屬稅務申報用途，屬敏感個資，風險高）
- 完整出生年月日（非必要）
- 戶籍地址（非配送必需，可僅留現住或收件地址）
受贈單位應紀錄之資料
- 單位名稱、統一編號
- 聯絡人姓名與電話
- 物流出貨地址
- 簽收收據或公文回條
- 結案報告或使用說明
- 配發日期與捐出數量（對應捐出流水帳）
五 三大流水帳設計與欄位
5.1 捐入流水帳（入庫管理）
用途：記錄所有捐入再生電腦之來源與數量，以供數量對帳與查核。
| 欄位 | 是否必填 | 說明 |
|---|---|---|
| 入庫日期 | 必填 | 實際收到日期 |
| 捐贈者名稱 | 必填 | 公司或個人姓名 |
| 品項 | 必填 | 桌機／筆電／螢幕等 |
| 數量 | 必填 | 入庫台數 |
| 序號 | 選填 | 高價值或企業要求追蹤時可記錄 |
| 收據號碼 | 必填（若有開立） | 對應捐贈收據 |
| 備註 | 選填 | 外觀狀況、是否含配件等 |
5.2 捐出流水帳（轉贈管理）
用途：記錄每一次再生電腦轉贈之對象與數量，符合流向追蹤。
| 欄位 | 是否必填 | 說明 |
|---|---|---|
| 出庫日期 | 必填 | 實際配送或交付日期 |
| 受贈者名稱 | 必填 | 個人姓名或單位名稱 |
| 受贈類型 | 必填 | 個人／家庭／學校／社福等 |
| 數量 | 必填 | 本次捐出的台數 |
| 用途 | 必填 | 教育用途、家庭自學、社區使用等 |
| 配送地址 | 必填 | 物流出貨地址 |
| 簽收紀錄 | 必填 | 簽收收據號碼或電子簽收憑證 |
| 結案報告識別 | 必填（若專案要求） | 對應成果報告檔案或編號 |
| 備註 | 選填 | 如安裝方式、特殊需求等 |
5.3 報廢流水帳（不堪用設備管理）
用途：紀錄所有判定為不可再利用之電腦，並對應環保處理證明。
| 欄位 | 是否必填 | 說明 |
|---|---|---|
| 報廢日期 | 必填 | 實際報廢作業日期 |
| 數量 | 必填 | 本次報廢台數 |
| 報廢原因 | 必填 | 主機板毀損、無法開機、零件不良等 |
| 環保業者名稱 | 必填 | 負責清除之合格業者 |
| 清除憑證編號 | 必填 | 對應環保回收／清除證明 |
| 序號 | 選填 | 如可辨識則記錄，否則以數量為主 |
| 備註 | 選填 | 其他說明 |
六 月度對帳與報表
每月底由行政／財會人員彙整三大流水帳，製作「再生電腦月度流向表」：
期初庫存數量
+ 本月捐入數量
- 本月捐出數量
- 本月報廢數量
= 期末庫存數量
期末庫存數量需與實際倉儲數量核對，如有差異須查明原因並記錄。 該表可作為主管機關查核、年度成果報告及對捐贈企業回饋之依據。
七 情境範例說明
案例一：企業捐贈 20 台舊電腦，不提供金額
- 捐入流水帳：記錄來源公司名稱、桌機 20 台、入庫日期。
- 如企業不需金額收據，可開立「僅載明品項與數量」之捐贈收據。
- 整修後，依申請家庭與單位配發，於捐出流水帳逐筆記錄。
- 主管機關查核時：確認「入 20 台，出若干台，剩餘庫存與報廢是否合理」。
案例二：企業要求收據金額，每台 5,000 元
- 捐贈收據上金額依企業提供之 5,000 元列示，並加註捐贈免責聲明。
- 本會不將 5,000 元列入資產帳或收入帳，僅作實物流向管理。
- 後續配發給個案時，於捐出流水帳記錄姓名、出庫數量、簽收等資料。
案例三：整修後仍不可用，需報廢
- 技術人員判定無法整修，轉交報廢處理。
- 報廢流水帳記錄日期、數量、報廢原因、環保業者與清除憑證編號。
- 不需作任何資產減損入帳，僅需管理「報廢數量」與「環保證明」。
案例四：個人受贈者資料紀錄範例
- 申請表紀錄：姓名、聯絡電話、配送地址、家庭狀況摘要。
- 不蒐集身分證字號。
- 捐出流水帳：記錄「受贈人姓名，出庫 1 台，出庫日期，地址，簽收完成」。
- 結案報告：簡要記錄使用情形，可附照片（經當事人同意）。